Todo organizador de eventos sabe lo importante que es mantener en buen estado los materiales para ser reutilizados. Pero, ¿qué sucede cuando finaliza un evento? ¿Dónde guardas o almacenas estos materiales?
Lo peor que puedes hacer es dejar el material en cualquier lugar, todo merece una nueva oportunidad de ser reutilizado, además de amortizar y ahorrar en los presupuestos de futuros eventos.
No dejes que el material se estropee y piensa en la reutilización de los mismos. La organización y el marcaje, hará que la organización de tu próximo evento sea una tarea muy fácil.
Incluso aunque seamos muy organizados, suele pasar que nos cueste encontrar ciertas cosas, es normal, ¿sabes qué podemos evitar que esto ocurra?
A continuación compartimos unos cuantos trucos para que tengas todo el material para eventos bajo control:
1. Escoge el lugar perfecto
Elige un lugar en el cual puedas acceder con total libertad durante las 24 horas de los 365 días del año, ya sabemos que los eventos tienen horarios muy variados, y así no tendrás que solicitar permisos o adaptarte a determinados horarios.
Cuanto más cercano a tu área habitual de trabajo o cercano a tu vivienda, será mucho mejor para tu organización.
2. Divide y vencerás
Divide el espacio en función del tipo de material. El siguiente paso es organizar el inventario en categorías según el tipo, el tamaño o la frecuencia de uso.
Cuanto más específico lo hagas, más fácil será encontrarlo. Es importante que ubiques los elementos utilizados frecuentemente en un lugar de fácil acceso.
3. La importancia del etiquetado del material
Etiqueta los materiales con el nombre o una referencia de cada una de ellos para facilitar la localización del material. Te aconsejamos que hagas una base de datos para crear una hoja de registro y estar al tanto de los materiales que dispones.
Una manera muy sencilla para que puedas compartir con tu equipo de trabajo es esta plantilla para registrar las entradas y salidas del stock de material. Descarga aquí.
Ejemplo: Imagínate que estás en el lugar del evento y revisando todo el material te das cuenta que has olvidado incluir “bloc de notas y bolígrafos”, si tienes el material organizado en tu trastero, seguro que irás a tiro hecho.
Es sorprendente lo mucho que puede hacer un trastero para mantener en buenas condiciones los materiales para eventos. Esperamos que estos sencillos trucos te ayuden a almacenar de manera correcta tu material y no dudes en contactar con nosotros para conocer nuestros trasteros y asesorarte
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